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Les grandes étapes d’un projet

Je prône depuis longtemps qu’il existe autant de projets que de méthodes pour les gérer : les principales méthodes (cycle en V, en Y, méthode agile, …) sont uniquement des outils mis à disposition afin de gérer le projet de manière la plus efficiente possible. Il convient de choisir les outils/méthodes les plus adaptés au contexte et à la finalité.

Disposer de ces outils est indispensable, mais il ne faut malgré tout pas passer à côté de l’essentiel : les grandes étapes du projet en lui-même qui permettent de passer de l’expression du besoin à la livraison et l’achèvement du projet.

Ces grandes étapes sont peu détaillées dans la littérature, et surtout rarement compilées au sein d’un même document. L’objectif de cet article est de servir de guide dans la construction de la structure d’un projet.

Process

Dans ce process, qui n’est pas exhaustif, tout n’est pas indispensable, mais omettre une de ces étapes fait courir un risque au projet. Il convient donc de l’adapter au projet. Ce process peut s’appliquer à l’ensemble du projet, ou seulement à certaines de ces étapes. En méthode agile, il peut s’appliquer pour chaque sprint (sans s’appesantir sur chaque étape), ou les sprints peuvent intervenir uniquement lors de la conception ou de l’intégration, le reste du projet restant sur un déroulement classique.

Bien évidemment, encore une fois, le process détaillé ci-après et toutes ses étapes ne constituent pas une recette magique, il convient de les adapter à chaque cas.

1 – Expression du besoin

Pour bien commencer un projet, il convient de s’assurer que le besoin est clairement exprimé par le client/ le métier. Le besoin doit être spécifié dans un document type cahier des charges ou a minima dans un mail détaillé.

Equipe : Client (Métier, DSI, donneur d’ordre, etc.)

Livrables : Cahier des charges, High level Design (HLD)

2 – Cadrage du projet

La phase de cadrage consiste à déterminer par quels moyens l’équipe projet va répondre aux besoins du client. Plus les échanges avec le client seront nombreux, plus la solution sera proche des attentes.

Equipes : Projet et client

Livrable : Cahier des charges

3 – Kick Off

Lancement de la phase d’étude et réalisation du projet, avec répartition des tâches de chacun. Etablissement du RACI (voir ci-dessous)

Equipes : Toutes les équipes impactées

4 – Design

Définition des articulations et dimensionnement de la solution.

Livrables :  Dossier architecture technique (DAT),  High Level Design (HLD),  Low level Design (LLD)

Equipes : Projet, Technique, Architecte

5 – Conception

La conception est la phase durant laquelle le projet est « inventé » techniquement. Il est important d’intégrer dans l’équipe projet des collaborateurs dit des « sachants » comme un architecte, un ingénieur système, consultant solution, etc.  afin de concevoir une solution réalisable.

Livrables : Dossier d’architecture générale (DAG), Procédure d’installation, Dossier d’installation (DIN)

Equipes : Projet, Technique, Architecte, développeurs, ingénieurs

6 – Proof of Concept (POC)

Livraison et tests des échantillons des futurs livrables, benchmark d’une solution dans un écosystème, afin de s’assurer que tout est techniquement réalisable et/ou la solution correspond au besoin exprimé.

Equipes : Projet, Technique

7 – Recettes

Afin de valider la solution, il est important de la tester. Des environnements de recettes (techniques et fonctionnelles), semblables à celles que l’on trouve en production sont nécessaires. La recette sera effectuée par le projet et le donneur d’ordre ou par toute personne identifiée en déroulant des jeux de tests, un cahier de tests, etc. afin s’assurer du bon fonctionnement de la solution pour identifier les anomalies et les régressions.

Equipes : Projet, donneur d’ordre ou toute personne identifiée

Livrables : Cahier de tests, validation des livrables précédents

8 – Pilote

Le pilote valide la procédure d’installation et de fonctionnement sur la production. Il est présent et nécessaire uniquement dans le cas d’une cible de déploiement multiple.

A la suite de ce déploiement, une période d’observation est respectée afin de valider que la solution n’a pas d’impact non prévu initialement.

Equipes : Projet, Exploitant, Technique

9 – Intégration

C’est la phase de mise en service du projet. Les ressources s’appuient généralement sur le storyboard effectué par le chef de projet et les équipes techniques et déroulent les actions. Le rôle du chef de projet se rapproche alors de la coordination.

Equipes : Projet, Technique, Exploitant

10 – Garantie

La garantie est la phase de support que gère le projet à la suite de la mise en place de la solution en attendant la montée en compétence de l’exploitation.

Equipes : Projet, Technique

Livrables : Dossier d’exploitation (DEX), procédure d’exploitation

11 – Mise en exploitation, passage en RUN

C’est une phase de réversibilité entre le projet et l’exploitation permettant à l’exploitation ou RUN de monter en compétence et en autonomie sur le support de la solution intégrée avec l’aide du projet et des livrables fournis par le projet.

Equipes : Projet, RUN, Exploitant

Livrables : Matrice de routage, DAG et DEX à jour

12 – Clôture projet

La clôture financière et le listing des reliquats (à faire hors projet si besoin) sont actés ainsi que le traitement du backlog par l’équipe projet. Une version définitive des documents est livrée.

Equipe : Projet

Livrables : DAT et DIN à jour

13 – REX

Le Retour d’Expérience (REX) se déroule quelques semaines après la fin du projet. Il permet de poser un regard a posteriori et de définir des axes d’amélioration. Il vient en complément du processus d’amélioration continu suivi tout au long du projet.

Equipes : Toutes les équipes impactées

14 – RGPD

La protection des données à caractère personnel (ainsi que la sécurité de la solution) est à intégrer dès le début du projet mais également tout au long du projet, afin de livrer un projet conforme à la norme ISO 27001.

Equipes : RGPD, Projet, Architectes

Le plan de communication du chef de projet

1 – Communication Générale

La communication générale vise à informer l’ensemble des acteurs du projet. Elle permet d’indiquer la fin de chaque phase importante du projet (ex : Lancement du projet avec le kick off). Les informations qu’elle contient sont très macroscopiques et doivent être accessibles au client. Cette communication vise à impliquer le client, et lui éviter « l’effet tunnel ».

Templates : Kick-off, Pilote, Déploiement, Fin de projet.

2 – Communication avancée (Météo)

Souvent rédigée sur une slide récapitulative, cette communication permet aux interlocuteurs, en un coup d’œil rapide, de voir l’avancée et les principaux points de blocage du projet.

Template : Météo

3 – RACI

Le RACI permet dès le début du projet d’identifier les rôles et les responsabilités de chacun. C’est la pierre angulaire de la communication du projet.

4 Rôles :    

  • R : Responsable, celui qui accomplit la tâche
  • A : Accountable, celui qui vérifie et prend la décision finale
  • C : Consulté, celui qu’on interroge avant la validation
  • I : Informé, celui que l’on informe de la décision

Je terminerai cet article en précisant qu’un bon projet est un projet ou toutes les parties sont satisfaites de l’achèvement.

Il peut y avoir des dérives (qualité, durée, cout) mais tant qu’elles sont maîtrisées et partagées avec le donneur d’ordre, le projet arrivera à un terme acceptable. Le tout étant de limiter ces dérives à des valeurs acceptables par tous. Le « bon » chef de projet sera celui qui pourra anticiper ces dérives (par expérience la plupart du temps) et aura prévu des marges de sécurité.

Après ces quelques rappels, je vous souhaite de bons déroulements de vos projets.

par Dominique Fayet – Chef de Projet Senior chez PROXIAD LYON